OA系統中的任務管理

網站管理員：科藝嘉       發布時間：2020-06-10 09:41:09

• 一、任務管理的定義

  
  

  任務是指交派的工作、擔負的責任。任務管理是一套幫助每一個部門或者崗位根據目標、計劃形成在特定時間內最有效完成相關事項并對任務執行效果進行評價的方法體系。

  
  

  協同OA系統中任務構成的要素：特定目的（可衡量）、特定期限（有開始和結束時間）、特定執行人（有責任人）、特定交付物（可具體化）。

  
  

  協同OA系統中任務的類型可以分為：周期性任務、計劃性任務、臨時性任務，不同類型的任務的關注點不同。

  
  

  協同OA系統中計劃管理與目標管理、任務管理、日志管理、績效管理的相互關系：目標是頭，先有目標、然后設定績效、才有計劃、再有任務執行，日志每天反饋任務執行情況，績效考核反饋目標計劃任務執行情況。任務的有效執行才是整個目標計劃績效有價值的保證！

  
  

  二、任務管理的難點和關鍵點

  
  

  任務的執行情況關系到計劃是否能夠按照預期得到落實，也關系到一定范圍內團隊、組織目標的實現情況，那么，如何做好任務管理，如何協調不同崗位的員工、不同系統的任務？如何對任務的落實情況進行高效跟進？以下分別列出，供參考：

  
  

  1、同一個組織內不同部門不同崗位的任務管理模式可能完全不同，如何協調統一管理？

  
  

  2、任務與任務之間存在一定的邏輯關系

  
  

  3、任務如何與目標、計劃、考核相互關聯，也可以不關聯

  
  

  4、任務管理過程中沉淀的知識如何管理

  
  

  5、如何有效跟蹤任務的執行情況：最好每一個任務的執行動態能夠反饋到相關關注人員手上

  
  

  6、任務是否方便歸類、能夠按照每一個人的工作思路來歸集任務

  
  

  7、任務的執行是否需要與工時結合起來

  
  

  8、如何統一各種系統中的任務管理，在已有系統OA、ERP、CRM等系統中實際上已經存在一定的任務管理功能（例如：OA系統中的流程是任務管理中很重要的一些類別）

  
  

  9、如何讓有特長的人完成擅長的任務

  
  

  10、任務管理如何與人的時間管理相協調

  
  

  11、通過任務管理可以自動生成對計劃的日報、周報、月報等日常工作報告

  
  

  三、任務管理的發展

  
  

  任務管理和協同OA系統是天然融合的，因為在OA系統里充滿了任務！每一封郵件、每一個流程待辦、每一份會議紀要、每一條日程安排……等等都是任務！

  
  

  對于用戶來講，進入OA系統就能夠很清楚他們要做什么事情，而不需要去關心什么模塊什么功能應用。所以，OA系統只要在OA中把有時間、有負責人和具體交付物的事件進行統一匯總、統一反饋、統一監控、統一分析，就能夠實現更加細化的任務管理，同時，讓任務管理與企業的目標管理、計劃管理、日志管理和考核管理進行無縫對接才是任務管理發展的方向！

  
  

  OA系統中的任務管理還應該與崗位工作門戶融合好，一個人進入OA系統就可以知道要做哪些事情、如何做好這些事情、他負責的事情以及與他相關事情的進展成效如何！

  
  

  四、任務管理可能存在的陷阱/誤區

  
  

  管好任務就能發展好公司：一個公司如果完全靠任務來管理這個公司可能不會長期發展，任務應該是具體執行層面，它應該是一個公司發展的保障！一個公司的發展應該是敏銳的市場洞察力、從上而下統一的目標、積極的創新精神、還有就是軍隊般的執行力！

  
  

  任務管理要做到層層分解合理、任務之間邏輯關系清楚：這個當然很好，但是很多組織實際情況無法做到這點，因為這樣做可能會耗費太多的精力在任務管理的形式上了，所以任務管理軟件最好就是比較靈活自由的方式進展，任務軟件做的很嚴謹可能導致無法使用！因為我們要明確的是管理任務的目的是為了快速完成任務！